A digitalização dos processos tornou o armazenamento e o compartilhamento de informações parte da rotina de clínicas odontológicas. Prontuários eletrônicos, sistemas de agendamento, exames digitais, formulários online e plataformas de relacionamento facilitam a gestão, mas também exigem atenção à proteção dos dados dos pacientes.
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), Lei nº 13.709/2018, estabelece regras para o tratamento de dados pessoais, inclusive aqueles armazenados em formato digital. Para clínicas odontológicas, o tema merece atenção especial porque informações relacionadas à saúde são classificadas como dados pessoais sensíveis pela legislação.
Por isso, a proteção de dados deve fazer parte da gestão da clínica, envolvendo sistemas, equipamentos, processos e toda a equipe que tenha acesso às informações.
O que é a LGPD e por que ela se aplica às clínicas odontológicas?
A LGPD regulamenta operações realizadas com dados pessoais, incluindo coleta, acesso, armazenamento, utilização, transmissão, compartilhamento e eliminação. A definição é ampla e abrange tanto informações mantidas em sistemas eletrônicos quanto registros físicos.
Na odontologia, a aplicação da lei alcança diferentes atividades administrativas e assistenciais. Dados cadastrais, informações de contato, documentos e registros clínicos podem fazer parte das operações de tratamento realizadas pela clínica.
A legislação também estabelece diferentes bases legais para o tratamento de dados. Entre elas está a tutela da saúde, aplicável exclusivamente em procedimentos realizados por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária, além de outras hipóteses previstas na própria LGPD. Portanto, o tratamento de informações clínicas não deve ser associado automaticamente à necessidade de consentimento em todas as situações.
Quais dados do paciente são considerados sensíveis?
A LGPD classifica como dados pessoais sensíveis as informações relacionadas à saúde, além de outras categorias previstas no artigo 5º, inciso II, como dados genéticos e biométricos vinculados a uma pessoa natural.
Na rotina odontológica, essa classificação pode envolver informações presentes no prontuário, histórico clínico, exames, diagnósticos, imagens e outros registros relacionados à condição de saúde do paciente.
O tratamento desses dados exige atenção adicional porque a legislação estabelece proteção diferenciada para informações sensíveis. A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) destaca que dados de saúde estão sujeitos a restrições específicas e demandam medidas de proteção compatíveis com os riscos envolvidos.
Prontuário eletrônico: cuidados de segurança essenciais
A adoção de prontuários eletrônicos não elimina os riscos relacionados ao armazenamento de informações. Pelo contrário, torna necessário estabelecer controles para limitar acessos e proteger os dados contra utilização indevida.
Entre as medidas que podem fazer parte da política de segurança da clínica estão:
- utilização de senhas individuais;
- controle de permissões conforme a função de cada profissional;
- atualização dos sistemas e dispositivos;
- realização de backups;
- utilização de mecanismos de segurança compatíveis com o sistema adotado;
- definição de procedimentos para acesso, compartilhamento e eliminação das informações.
A ANPD destaca que os agentes de tratamento devem adotar medidas técnicas e administrativas capazes de proteger dados pessoais contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou tratamento inadequado.
Senhas e controle de acesso
O acesso aos sistemas deve ser compatível com as atribuições de cada integrante da equipe. Nem todos os profissionais precisam ter acesso irrestrito ao conjunto de informações armazenadas pela clínica.
A utilização de credenciais individuais também facilita a identificação de acessos e atividades realizadas no sistema, fortalecendo a governança sobre os dados.
Backup e armazenamento em nuvem
Backups são importantes para reduzir os impactos de falhas, perda de dispositivos ou indisponibilidade de sistemas. Entretanto, a contratação de serviços em nuvem não transfere automaticamente a responsabilidade pela proteção dos dados.
A clínica deve avaliar os recursos de segurança oferecidos pelo fornecedor, as permissões de acesso, os mecanismos de recuperação e as condições contratuais relacionadas ao tratamento das informações.
Consentimento do paciente
O consentimento é uma das bases legais previstas pela LGPD, mas não é a única. A ANPD esclarece que o tratamento pode ocorrer nas hipóteses estabelecidas nos artigos 7º e 11º da legislação, conforme a natureza dos dados e a finalidade do tratamento.
Por isso, documentos e processos relacionados ao tratamento de dados devem ser estruturados de acordo com cada finalidade, evitando utilizar o consentimento de maneira genérica para justificar todas as operações realizadas pela clínica.
Boas práticas para toda a equipe da clínica
A segurança da informação não depende apenas do software utilizado. Ela também envolve procedimentos internos e comportamento dos profissionais que acessam os dados.
É recomendável estabelecer políticas claras sobre utilização dos sistemas, compartilhamento de informações, armazenamento de documentos, acesso remoto e comunicação por canais digitais.
Também é importante restringir o acesso às informações ao que for necessário para cada atividade e orientar a equipe sobre riscos como phishing, compartilhamento indevido de senhas e envio de documentos para destinatários incorretos.
A ANPD destaca medidas como senhas fortes, criptografia, minimização dos dados coletados, atualização de aplicativos e ferramentas técnicas de segurança como mecanismos que podem contribuir para reduzir riscos de incidentes.
O que fazer em caso de vazamento de dados?
Um incidente de segurança pode envolver acesso não autorizado, perda, destruição, alteração ou divulgação indevida de dados pessoais. Quando o incidente puder causar risco ou dano relevante aos titulares, existem obrigações específicas de comunicação.
A Resolução CD/ANPD nº 15/2024 regulamenta a comunicação de incidentes de segurança e estabelece procedimentos aplicáveis aos casos que possam ocasionar risco ou dano relevante aos titulares. O controlador deve avaliar o incidente e, quando aplicável, comunicar a ANPD e os titulares afetados.
Diante de um incidente, a clínica deve acionar seus responsáveis internos, registrar e avaliar o ocorrido e seguir o procedimento definido em sua política de segurança e as exigências legais aplicáveis.
Conclusão
A LGPD na odontologia deve ser incorporada à rotina de gestão da clínica, especialmente diante do volume de informações de saúde armazenadas em prontuários e sistemas digitais.
A proteção adequada depende da combinação entre processos internos, controle de acesso, segurança dos sistemas, treinamento da equipe e avaliação dos fornecedores de tecnologia.
Para clínicas que estão modernizando sua estrutura, também é importante considerar a infraestrutura tecnológica necessária para integrar equipamentos, sistemas e processos digitais com segurança.
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